Ce mois-ci, nous vous proposons un « Projecteur sur… »  la Fiche 01 du Classeur Donations : Donation par les deux ascendants aux descendants.

Cette fiche vous permet de déterminer la provision pour frais, droits et émoluments en matière de donation ou donation-partage par les père et mère à leurs enfants.

Plusieurs fonctionnalités vous sont proposées, et notamment :

Cette fiche très complète peut être utilisée en rendez-vous avec vos clients afin d’établir avec eux divers calculs et simulations, ou pendant l’instruction du dossier jusqu’à la signature.

En effet, vous retrouvez sur cette fiche les icônes Emoluments, Débours et Taxation vous permettant d’établir une taxe précise et détaillée de votre acte.

Mais avant d’envisager toutes les feuilles de calcul comprises dans cette fiche, nous vous rappelons qu’il peut être intéressant de consulter :

C’est la fiche principale, sur laquelle vous allez devoir indiquer les données de votre acte.

Indication de l’estimation de la valeur en pleine propriété des biens faisant objet de la donation immeubles et meubles taxables ou susceptibles de faire l’objet d’une exonération).

Indication du nombre de donataires et calcul instantané de la répartition à égalité et en pleine propriété entre les donataires du chef de chacun des donateurs.

Indication de la provision pour frais, droits et émoluments de l’acte tel qu’envisagé.

Dans la mesure où les biens donnés sont uniquement mobiliers, vous devrez indiquer si la donation porte uniquement sur des créances, espèces ou valeurs mobilières cotées (incidence non négligeable sur la taxe).

Possibilité de simuler le coût d’une succession réunie et confondue des deux ascendants comparativement au coût de la présente donation.

Il convient ensuite de se reporter sur la ligne d’icône située horizontalement au-dessus de la fiche de calcul. En effet, pour d’affiner le calcul des droits, il est primordial de se reporter dans la fiche de chaque donataire :

C’est sur ces fiches que vous aurez la possibilité d’appliquer à chaque donataire ses propres abattements et réductions.

Il vous est demandé d’indiquer le montant des abattements déjà utilisé à l’occasion de donations de moins de 6 ans. Le logiciel calculera alors automatiquement le montant de l’abattement résiduel.

Dans le cas où ce dernier serait nul, il est nécessaire de compléter les lignes apparues en rouge. Le logiciel calculera alors les droits non seulement sur la part taxable reçue aujourd’hui mais également sur la part taxable au titre des donations antérieures, et retranchera du résultat obtenu le montant total des droits acquittés lors des précédentes donations.

Les résultats obtenus sur les fiches des donataires sont reportés automatiquement dans la fiche principale susvisée.

Accès à la taxe complète de l’acte avec rappel des bases prises en compte pour le calcul des émoluments notamment.

Les montants d’émoluments de formalité et de débours, portés par défaut, peuvent être modifiés.

Néanmoins, il est fortement conseillé de compléter attentivement les tableaux proposés sous les icônes Emoluments et Débours afin de connaître la taxe précise de l’acte. Ce sont les montants indiqués sur ces feuilles qui viennent alors remplacer les valeurs par défaut de la fiche Taxation.

Accès au tableau complet de tous les émoluments de formalités Articles 30 et 32, conformément au Décret de 1978 et à ses modifications successives jusqu’au rapport de la Commission du Statut et de l’Ethique (CSN) de décembre 2006.

Vous devez indiquer le nombre de formalités demandées ou fournies, reçues, analysées et/ou annexées. Le total vient alors se reporter sur la fiche Taxation.

Attention : si vous avez au préalable modifié la valeur par défaut des émoluments sur la feuille Taxation, vous devez cliquer sur la flèche bleue pour prendre en compte les émoluments émanant du Tableau complet. Idem concernant les débours.

Vous avez accès directement à la Documentation Générale en cliquant sur le point d’interrogation bleu situé en haut de la fiche. Vous pourrez alors consulter les textes et les explications de chaque poste.

Vous disposez de deux tableaux pour indiquer, au vu de l’interrogation du compte-client, les débours soumis ou non à TVA et réglés par la comptabilité pendant l’instruction du dossier. Vous pouvez à loisir modifier les libellés pour personnaliser votre tableau (cases orange).

Pour éditer un relevé synthétique des émoluments de formalités et débours que vous avez renseigné à l’occasion du remplissage des deux fiches précédentes.

Cette fiche peut être remise à votre client pour approbation, à la comptabilité pour la taxe définitive ou à votre confrère le cas échéant.

Si vous souhaitez indiquer un honoraire Article 4, vous devez alors cliquer sur l’icône Accord Art.4 sur la colonne verticale gauche. Une fois rempli l’accord préalable d’honoraires, le montant indiqué se reporte automatiquement sur la feuille Taxation.

Pour une étude complète concernant l’article 4 : se reporter dans la Documentation Générale – Onglet Taxation – Article 4.

Vous avez également accès à une documentation rapide portant sur les abattements et réduction, les exonérations en matière de donation et les valeurs d’usufruit actuellement en cours.

Dans le cas où des donations auraient été précédemment consenties au profit des donataires, et que les donateurs expriment le souhait de rétablir l’équilibre entre leurs enfants, vous devez indiquer le rapport des donations antérieurement faites (et ce quelque soit leur date, puisqu’il s’agit ici de vérifier l’égalité des droits de chaque donataire).

1°) A l’ouverture de la fiche, sélectionnez la case “Y-a-t-il rapport de donations antérieures?”.

Une icône située sur la barre des tâches verticale s’éclaire : « Rapport ». En cliquant sur cette icône, vous devez indiquer les biens qui ont été donnés précédemment aux donataires, sans omettre de préciser la nature de l’acte de donation : notarié ou SSP (par défaut, c’est l’acte notarié qui est retenu).

2°) Vous trouverez l’incidence des rapports indiqués sur la fiche « Taxation Donation».

Le logiciel va enregistrer la valeur des biens rapportés pour calculer le droit de partage, et déterminer le montant des rapports ouvrant droit à émoluments.

A l’ouverture de la fiche, sélectionnez la case “Les Donateurs se réservent-ils l’usufruit?”. Une ligne supplémentaire apparaît alors, qui vous demande “La réserve d’usufruit ne porte-t-elle que sur une partie des biens donnés?”.

Dans la négative, la donation porte uniquement sur des biens donnés en nue-propriété.

Dans l’affirmative, la donation porte sur des biens donnés en nue-propriété ET sur des biens donnés en pleine propriété.

1°) La fiche sur laquelle vous êtes se renomme alors “Partie des biens donnés en nue-propriété”.

Vous devez saisir les valeurs en PP des biens immobiliers et mobiliers donnés avec réserve d’usufruit. Une fois le nombre de donataires renseigné, la feuille vous indique le montant des droits à acquitter par chacun sur les biens donnés en nue-propriété, ainsi qu’une évaluation des frais d’acte.

Il s’agit maintenant d’aller chercher la fiche de chaque donataire en NP, afin d’appliquer les abattements et réductions propres à chacun.

2°) Puis, sur la colonne verticale gauche, sélectionnez la fiche Donation PP. Vous arrivez sur une fiche intitulée “Partie des biens donnée en Pleine Propriété”.

Vous devez saisir les valeurs en PP des biens immobiliers et mobiliers donnés et procéder de la même façon qu’indiqué supra.

Le nombre de donataires est repris automatiquement, et le montant des droits à acquitter a été calculé en tenant compte des biens donnés en nue-propriété, et donc des abattements déjà utilisés.

En effet, si vous cliquez sur les fiches de chacun des donataires en PP, vous pourrez constater que l’intégralité de la fiche est inaccessible. Tous les calculs sont réalisés automatiquement par NOTALIA.

3°) Pour accéder à l’enveloppe totale des frais, droits et émoluments, revenez sur la feuille Donation NP.

Vous pouvez consulter tout en bas le total des frais, droits et émoluments pour un tel acte.

Si vous souhaitez faire donation de l’usufruit d’un bien, vous devez procéder en deux temps.

1°) Calcul de la valeur de l’usufruit donné.

Vous devez aller dans le classeur “Financier” et ouvrir la fiche 04 “Démembrement de propriété”. Sélectionnez le type d’usufruit donné (viager, temporaire ou droit d’usage et d’habitation), puis calculez sa valeur.

2°) Ouvrir la fiche Donation et reporter la valeur de l’usufruit dans :

- biens immobiliers s’il s’agit de l’usufruit d’un bien immobilier,

- biens mobiliers s’il s’agit de l’usufruit de biens mobiliers ou d’une somme d’argent.

Indiquez le nombre de donataires et procédez comme indiqué supra.

Attention : ne pas sélectionner : “Les donateurs se réservent-ils l’usufruit?”. La donation d’usufruit sera taxée comme une donation en pleine propriété.

â–º Saisie :

Vous devez impérativement indiquer la nature de la vente que vous vous proposez de taxer, et ce au moyen de la liste déroulante. Au besoin, un tableau en bas de page vous rappelle les définitions des différents régimes fiscaux pouvant s’appliquer à une vente immobilière.

Le prix doit toujours être porté tel qu’indiqué dans l’acte. Si la vente est soumise à TVA immobilière, merci d’indiquer le prix TTC. Vous pouvez avoir à remplir des cases complémentaires (valeur des meubles, prix TTC de la partie neuve…).

Différentes questions vous sont ensuite posées : Contrat en mains, négociation, participation ou prêt inclus dans la vente : les icônes correspondantes s’éclairent dans la colonne verticale gauche. Concernant la négociation, le logiciel vous propose un honoraire que vous pouvez modifier sur la feuille Evaluation des Frais. Pour les autres postes, voir infra.

Le logiciel vous indique alors le montant de la provision pour frais, droits et émoluments de votre acte. Vous allez pouvoir la modifier en cliquant sur les feuilles Evaluation des Frais, Emoluments et Débours.

â–º Evaluation des frais :

Vous disposez sur cette feuille du détail complet de la taxe et de la fiscalité de votre acte.

Le premier tableau concerne les Frais :
- Frais fixes : émoluments de formalité et débours sont ici forfaitisés. Vous pouvez en modifier le montant (cases orange). Pour revenir au montant par défaut : cliquer sur la flèche bleue.
- Emoluments proportionnels du notaire : possibilité de modifier ici l’émolument de négociation si la case correspondante a été cochée sur la feuille Saisie (voir supra).
- Honoraires Article 4 : si vous souhaitez indiquer un honoraire Article 4, vous devez alors cliquer sur l’icône Accord Art.4 sur la colonne verticale gauche. Une fois rempli l’accord préalable d’honoraires, le montant indiqué se reporte automatiquement sur la feuille Evaluation des Frais et s’joute au montant total des frais.
- Salaire du Conservateur.

Le second tableau concerne la fiscalité, en fonction de la nature de la vente déterminée sur la feuille Saisie.

â–º Emoluments :

Accès au tableau complet de tous les émoluments de formalités Articles 30 et 32, conformément au Décret de 1978 et à ses modifications successives jusqu’au rapport de la Commission du Statut et de l’Ethique (CSN) de décembre 2006.

Vous devez indiquer le nombre de formalités demandées ou fournies, reçues, analysées et/ou annexées.

Vous avez accès directement à la Documentation Générale en cliquant sur le point d’interrogation bleu situé en haut de la fiche. Vous pourrez alors consulter les textes et les explications de chaque poste.

Le total vient alors se reporter sur la fiche Evaluation des Frais.

Attention : si vous avez au préalable modifié la valeur par défaut des émoluments sur la feuille Evaluation, vous devez cliquer sur la flèche bleue pour prendre en compte les émoluments émanant du Tableau complet. Idem concernant les débours.

► Débours :

Vous disposez de deux tableaux pour indiquer, au vu de l’interrogation du compte-client, les débours soumis ou non à TVA et réglés par la comptabilité pendant l’instruction du dossier. Vous pouvez à loisir modifier les libellés pour personnaliser votre tableau (cases orange).

► Fact. Emo/Débours :

Pour éditer un relevé synthétique des émoluments de formalités et débours que vous avez renseigné à l’occasion du remplissage des deux fiches précédentes.
Cette fiche peut être remise à votre client pour approbation, à la comptabilité pour la taxe définitive ou à votre confrère lorsque vous êtes notaire en second (voir infra).

â–º Accord Article 4 :

Se reporter à ce qui est dit sous le paragraphe Evaluation des Frais.
Le clerc a désormais la possibilité de rédiger et d’éditer seul un accord préalable d’honoraires. Pour une étude complète concernant l’article 4 : se reporter dans la Documentation Générale – Onglet Taxation – Article 4.

► Fiche Financière :

Cette fiche est destinée au notaire lors du rendez-vous de signature, et à la comptabilité en postérieur à la signature.
Les éléments précédemment calculés se sont reportés automatiquement (prix de vente et frais).

Concernant les frais d’emprunt :
Sur la feuille Saisie, sélectionnez la case « Le prix est-il payé au moyen d’un prêt inclus dans la vente ? ». Une icône Prêt s’affiche alors sur la barre verticale gauche. Cette feuille vous permet de taxer votre prêt (indication de la nature du prêt, de son montant total, des garanties et répartition des sommes prêtées sur les dites garanties, intérêts et accessoires). Le montant de la provision pour frais, droits et émoluments de votre acte de prêt est alors automatiquement reporté sur la fiche financière.
Attention : c’est à vous d’indiquer le montant du prêt servant au paiement du prix.

Concernant les frais de mainlevée :
Se reporter dans le classeur Barêmes-Frais à la fiche 11 Taxe Mainlevée, calculer les frais d’acte et les reporter dans la fiche financière de vente.

Le service comptable est informé des mouvements et écritures à passer une fois l’acte signé, ainsi que des nouvelles adresses des parties.

► Fiche Acquéreur / Vendeur :

Ces deux fiches se « nourrissent » de la fiche financière ci-dessus. Elles sont prêtes à être éditées et adressées à vos clients préalablement à la signature de l’acte.

► Trésor Public :

Cette feuille est à destination de la comptabilité et des formalités. Elle sera utilisée au moment du règlement au Trésor Public des sommes dues suite à la signature de l’acte. Il convient d’indiquer la date à laquelle le paiement est effectué ainsi que le solde du compte du redevable au jour de ce paiement. Les sommes dues se sont reportées, et peuvent être complétées au moyen de la ligne Divers.
Dans le cas où la vente est passée Contrat en mains, c’est le tableau du Vendeur qui s’active.

â–º Remise :

Cette feuille vous permet de calculer le montant d’une remise d’émoluments au profit d’un client.
En fonction de la nature de la remise et de son bénéficiaire, le montant est calculé.
Son report sur la fiche financière est de votre ressort.

â–º Graphique :

Cette fonctionnalité, présente sur toutes les fiches de calcul de NOTALIA, vous permet de mettre en image le montant de la provision pour frais, droits et émoluments.

â–º Contrat en mains :

En répondant positivement à la question posée sur la feuille Saisie, vous faites apparaître une icône Contrat en mains sur la barre verticale gauche.

Cette fiche vous donne alors le montant de la provision pour frais, droits et émoluments, retraitée en contrat en mains. Les frais s’imputent automatiquement dans la colonne Vendeur sur la fiche financière ainsi que sur la fiche Trésor Public.

â–º Vente en concours :

Si les deux parties à l’acte sont représentées chacune par un notaire, vous devez cocher la case correspondante sur la feuille Saisie.

Sur la feuille Saisie :
Vous êtes par défaut le notaire de l’acquéreur. Vous faites donc apparaître deux cases de couleur orange : il convient d’y indiquer le montant des émoluments de formalité et de débours indiqué par votre confrère lors de l’envoi des pièces.
Vous pouvez également indiquer que vous êtes le notaire du vendeur : il vous appartient alors de compléter les feuilles Emoluments et Débours, puis d’adresser à votre confrère la feuille Fact. Emo/Débours en même temps que les pièces.

Sur la feuille Notaire en second :
Cette fiche règle la répartition des émoluments proportionnels ainsi que l’indication du montant total des émoluments de formalité et débours qui vous seront remboursés par le notaire de l’acquéreur (notaire en premier). Elle peut être remise au confrère lors du rendez-vous de signature en son étude.

Astuce :
En fonction de la taille de votre écran et de sa définition, il est possible que certaines icônes de la barre verticale gauche soient masquées. Pour faire apparaître les icônes requises, cliquer sur la barre bleue située tout en bas de la colonne verticale gauche : vous faites alors apparaître les icônes masquées. Sélectionner celle qui vous intéresse : elle vient alors automatiquement se placer sur la barre verticale.
Attention : une autre icône a alors pris sa place dans les icônes masquées !

En cas de besoin :
N’hésitez pas à vous reporter au Guide de l’Utilisateur (Documentation Générale).
Vous y trouverez toutes les explications souhaitées sur l’utilisation de NOTALIA, sur le point pratique, technique et juridique.

Présent sur l’interface NOTALIA, le classeur financier vous propose 8 fiches de calcul :

► Fiche Financière Vente Immobilière :

Accès direct à la fiche financière double utilisée en rendez-vous de signature, ainsi qu’aux fiches Acquéreur et Vendeur.
Vous avez la possibilité de compléter cette fiche lorsque vous disposez déjà de tous les éléments de la taxe.

► Fiche Financière Prêts :

Véritable état de collocation, cette fiche prévoit le cas suivant : votre client fait un prêt (et apporte éventuellement des fonds propres) à l’effet de procéder au remboursement d’une série de créances.
Les mouvements comptables apparaissent automatiquement.

â–º Fiche Facturation :

Accès immédiat à la taxe des actes (tableau des émoluments de formalités, des débours, facturation émoluments-débours, accord préalable article 4, accord préalable article 4 et 13). Cette fiche permet notamment au clerc de dresser indépendamment de tout acte ou toute autre fiche un accord préalable d’honoraires, et ce de façon totalement autonome.

► Fiche Démembrement de propriété :

Vous pouvez calculer en quelques instants la valeur de l’usufruit et de la nue-propriété qu’il y ait un ou deux usufruitiers et que ceux-ci soient titulaires de leurs droits dans des proportions différentes ou pas.
Egalement disponible par cette fiche : l’usufruit temporaire et le droit d’usage et d’habitation.

► Paiement différé et/ou fractionné :

Dressez en quelques clics le tableau d’amortissement d’un paiement fractionné en tenant compte des cas particuliers (héritiers en ligne directe, conjoint survivant).
Procédez de la même façon pour le paiement différé et fractionné en cas de transmission d’entreprises.
Edition automatique des tableaux d’amortissement à envoyer à l’Administration fiscale à l’appui de votre demande.

► Décompte Vendeur / Acquéreur :

Réglez les mouvements financiers entre les parties à l’acte : prorata Taxe Foncière et autres proratas, charges locatives, charge de copropriété, occupation des lieux etc.
Présentation claire sous forme de tableau et balance pour déterminer le débiteur final.

â–º Assurance-vie :

Procédez à l’analyse de 10 contrats d’assurance, ainsi qu’à la détermination de son régime fiscal et au calcul éventuel des droits à acquitter.

â–º Mouvements comptables :

Pour les études dans lesquelles les clercs sont ordonnateurs (établissement des recettes-virements-dépenses en fonction des opérations signées).