â–º Saisie :

Vous devez impérativement indiquer la nature de la vente que vous vous proposez de taxer, et ce au moyen de la liste déroulante. Au besoin, un tableau en bas de page vous rappelle les définitions des différents régimes fiscaux pouvant s’appliquer à une vente immobilière.

Le prix doit toujours être porté tel qu’indiqué dans l’acte. Si la vente est soumise à TVA immobilière, merci d’indiquer le prix TTC. Vous pouvez avoir à remplir des cases complémentaires (valeur des meubles, prix TTC de la partie neuve…).

Différentes questions vous sont ensuite posées : Contrat en mains, négociation, participation ou prêt inclus dans la vente : les icônes correspondantes s’éclairent dans la colonne verticale gauche. Concernant la négociation, le logiciel vous propose un honoraire que vous pouvez modifier sur la feuille Evaluation des Frais. Pour les autres postes, voir infra.

Le logiciel vous indique alors le montant de la provision pour frais, droits et émoluments de votre acte. Vous allez pouvoir la modifier en cliquant sur les feuilles Evaluation des Frais, Emoluments et Débours.

â–º Evaluation des frais :

Vous disposez sur cette feuille du détail complet de la taxe et de la fiscalité de votre acte.

Le premier tableau concerne les Frais :
- Frais fixes : émoluments de formalité et débours sont ici forfaitisés. Vous pouvez en modifier le montant (cases orange). Pour revenir au montant par défaut : cliquer sur la flèche bleue.
- Emoluments proportionnels du notaire : possibilité de modifier ici l’émolument de négociation si la case correspondante a été cochée sur la feuille Saisie (voir supra).
- Honoraires Article 4 : si vous souhaitez indiquer un honoraire Article 4, vous devez alors cliquer sur l’icône Accord Art.4 sur la colonne verticale gauche. Une fois rempli l’accord préalable d’honoraires, le montant indiqué se reporte automatiquement sur la feuille Evaluation des Frais et s’joute au montant total des frais.
- Salaire du Conservateur.

Le second tableau concerne la fiscalité, en fonction de la nature de la vente déterminée sur la feuille Saisie.

â–º Emoluments :

Accès au tableau complet de tous les émoluments de formalités Articles 30 et 32, conformément au Décret de 1978 et à ses modifications successives jusqu’au rapport de la Commission du Statut et de l’Ethique (CSN) de décembre 2006.

Vous devez indiquer le nombre de formalités demandées ou fournies, reçues, analysées et/ou annexées.

Vous avez accès directement à la Documentation Générale en cliquant sur le point d’interrogation bleu situé en haut de la fiche. Vous pourrez alors consulter les textes et les explications de chaque poste.

Le total vient alors se reporter sur la fiche Evaluation des Frais.

Attention : si vous avez au préalable modifié la valeur par défaut des émoluments sur la feuille Evaluation, vous devez cliquer sur la flèche bleue pour prendre en compte les émoluments émanant du Tableau complet. Idem concernant les débours.

► Débours :

Vous disposez de deux tableaux pour indiquer, au vu de l’interrogation du compte-client, les débours soumis ou non à TVA et réglés par la comptabilité pendant l’instruction du dossier. Vous pouvez à loisir modifier les libellés pour personnaliser votre tableau (cases orange).

► Fact. Emo/Débours :

Pour éditer un relevé synthétique des émoluments de formalités et débours que vous avez renseigné à l’occasion du remplissage des deux fiches précédentes.
Cette fiche peut être remise à votre client pour approbation, à la comptabilité pour la taxe définitive ou à votre confrère lorsque vous êtes notaire en second (voir infra).

â–º Accord Article 4 :

Se reporter à ce qui est dit sous le paragraphe Evaluation des Frais.
Le clerc a désormais la possibilité de rédiger et d’éditer seul un accord préalable d’honoraires. Pour une étude complète concernant l’article 4 : se reporter dans la Documentation Générale – Onglet Taxation – Article 4.

► Fiche Financière :

Cette fiche est destinée au notaire lors du rendez-vous de signature, et à la comptabilité en postérieur à la signature.
Les éléments précédemment calculés se sont reportés automatiquement (prix de vente et frais).

Concernant les frais d’emprunt :
Sur la feuille Saisie, sélectionnez la case « Le prix est-il payé au moyen d’un prêt inclus dans la vente ? ». Une icône Prêt s’affiche alors sur la barre verticale gauche. Cette feuille vous permet de taxer votre prêt (indication de la nature du prêt, de son montant total, des garanties et répartition des sommes prêtées sur les dites garanties, intérêts et accessoires). Le montant de la provision pour frais, droits et émoluments de votre acte de prêt est alors automatiquement reporté sur la fiche financière.
Attention : c’est à vous d’indiquer le montant du prêt servant au paiement du prix.

Concernant les frais de mainlevée :
Se reporter dans le classeur Barêmes-Frais à la fiche 11 Taxe Mainlevée, calculer les frais d’acte et les reporter dans la fiche financière de vente.

Le service comptable est informé des mouvements et écritures à passer une fois l’acte signé, ainsi que des nouvelles adresses des parties.

► Fiche Acquéreur / Vendeur :

Ces deux fiches se « nourrissent » de la fiche financière ci-dessus. Elles sont prêtes à être éditées et adressées à vos clients préalablement à la signature de l’acte.

► Trésor Public :

Cette feuille est à destination de la comptabilité et des formalités. Elle sera utilisée au moment du règlement au Trésor Public des sommes dues suite à la signature de l’acte. Il convient d’indiquer la date à laquelle le paiement est effectué ainsi que le solde du compte du redevable au jour de ce paiement. Les sommes dues se sont reportées, et peuvent être complétées au moyen de la ligne Divers.
Dans le cas où la vente est passée Contrat en mains, c’est le tableau du Vendeur qui s’active.

â–º Remise :

Cette feuille vous permet de calculer le montant d’une remise d’émoluments au profit d’un client.
En fonction de la nature de la remise et de son bénéficiaire, le montant est calculé.
Son report sur la fiche financière est de votre ressort.

â–º Graphique :

Cette fonctionnalité, présente sur toutes les fiches de calcul de NOTALIA, vous permet de mettre en image le montant de la provision pour frais, droits et émoluments.

â–º Contrat en mains :

En répondant positivement à la question posée sur la feuille Saisie, vous faites apparaître une icône Contrat en mains sur la barre verticale gauche.

Cette fiche vous donne alors le montant de la provision pour frais, droits et émoluments, retraitée en contrat en mains. Les frais s’imputent automatiquement dans la colonne Vendeur sur la fiche financière ainsi que sur la fiche Trésor Public.

â–º Vente en concours :

Si les deux parties à l’acte sont représentées chacune par un notaire, vous devez cocher la case correspondante sur la feuille Saisie.

Sur la feuille Saisie :
Vous êtes par défaut le notaire de l’acquéreur. Vous faites donc apparaître deux cases de couleur orange : il convient d’y indiquer le montant des émoluments de formalité et de débours indiqué par votre confrère lors de l’envoi des pièces.
Vous pouvez également indiquer que vous êtes le notaire du vendeur : il vous appartient alors de compléter les feuilles Emoluments et Débours, puis d’adresser à votre confrère la feuille Fact. Emo/Débours en même temps que les pièces.

Sur la feuille Notaire en second :
Cette fiche règle la répartition des émoluments proportionnels ainsi que l’indication du montant total des émoluments de formalité et débours qui vous seront remboursés par le notaire de l’acquéreur (notaire en premier). Elle peut être remise au confrère lors du rendez-vous de signature en son étude.

Astuce :
En fonction de la taille de votre écran et de sa définition, il est possible que certaines icônes de la barre verticale gauche soient masquées. Pour faire apparaître les icônes requises, cliquer sur la barre bleue située tout en bas de la colonne verticale gauche : vous faites alors apparaître les icônes masquées. Sélectionner celle qui vous intéresse : elle vient alors automatiquement se placer sur la barre verticale.
Attention : une autre icône a alors pris sa place dans les icônes masquées !

En cas de besoin :
N’hésitez pas à vous reporter au Guide de l’Utilisateur (Documentation Générale).
Vous y trouverez toutes les explications souhaitées sur l’utilisation de NOTALIA, sur le point pratique, technique et juridique.